הגדרת דרישות מידע להנהלה: כיצד לעשות זאת נכון

סיכום בעברית בהיקף 2644 מילים, של המאמר:

Wetherbe, J. C. (1991). Exexutive information requirements: Getting it right. MIS Quartely, 15(1), 51-65.

להורדת הסיכום
הזן פרטים » הזן פרטי תשלום » קבל את הסיכום במייל

מחיר הסיכום: 42 ₪


זוהי כתובת הדוא"ל אליה יישלח הסיכום, הקפד להזין כתובת תקינה


אופציונלי. השם שיופיע על החשבונית


הגדרת דרישות מידע להנהלה: כיצד לעשות זאת נכון
Wetherbe, 1991

רובן הגדול של מערכות המידע הניהולי הנבנות, אינו עומד בצרכי המנהלים וכתוצאה מכך נדרש לבצע שיפורים לאחר שהושלמו בכדי לעמוד בצרכים. בעקבות כך נגררים הפסדים של זמן וכסף רבים שכבר הושקעו בזמן פיתוח המערכת. פעילות עסקית מתבצעת במהירות ומנהלים צריכים לקבל החלטות בטווח זמן של שעות ואף דקות ולכן הם צריכים גישה מהירה עד כמה שניתן למידע רלבנטי. כישלון בהבאת המידע הנחוץ למנהלים על מנת לקבל החלטות ניהוליות בזמן הנחוץ יכול לגרור הפסדים ובעיות בארגון.
נשאלת השאלה: מדוע מנהלים ומנתחי מערכות לא יכולים לעבוד ביחד ולהגדיר את צרכי המידע בצורה מדויקת יותר? מאמר זה דן בסיבות שבגללן מערכות המידע לא עונות על צרכי ההנהלה ובפתרונות עבורן.
דוגמא לבעייה המוצגת: סגן מנהל הנדסה חדש בחברת תעופה וחלל קיבל לידיו מסה אדירה של 32 דו"חות מדי חודש. סגן המנהל התקשה להחליט מה עליו לעשות עם דוחות אלו אך היה משוכנע שיש סיבה לכך שקודמו לתפקיד קיבל אותם. עקב הפחד לאבד מידע חשוב, החליט לעקוב אחר הדו"חות ולאחר שנה גילה כי רק 4 מתוך ב-32 נחוצים לו ולעומת זאת, הרבה מידע שדרוש לו אינו מגיע אליו כלל. שנה לאחר מכן נהפך סגן המנהל למתוסכל מחוסר היכולת של מחלקת מערכות המידע למלא את צרכי המידע שלו ובמחלקת מערכות המידע חשו מתוסכלים מחוסר היכולת שלו להחליט איזה מידע נחוץ לו.
המשימה החשובה ביותר של מנהל היא קבלת החלטות והמשאב הנחוץ לביצוע משימה זו הוא מידע. מכאן ניתן להבין את חשיבות הבאת מידע רלבנטי ומניעת מצבים של הצפת מידע (Information Overload- מצב בו מנהלים מוצפים במידע רב שאינו רלבנטי עבורם בעודם מחפשים אחר המידע הרלבנטי).
באופן כללי, העלות והזמן הדרושים על מנת לתקן מערכת שאינה עונה על צרכי ההנהלה יכולים לעלות על עלות וזמן פיתוח המערכת. יחד עם זאת, עלות זו יכולה להתגמד ביחס לעלות הפסד הזדמנות עסקית עקב אי קבלת מידע נחוץ בזמן.
מנהלים יכולים לוודא שמערכת מידע חדשה הנמצאת בפיתוח תענה על צרכיהם ע"י עבודה משותפת עם מנתחי המערכות במטרה להבין מדוע מערכת קיימת כשלה לעשות זאת.
אחד הגילויים החשובים של מחקרים בתחום הוא שמנהלים אינם יודעים לאיזה מידע הם זקוקים. ממחקר שנערך באוניברסיטת מינסוטה במרכז לחקר מערכות מידע ניהוליות, נמצא כי היה צורך לשפר 76 מערכות מידע שפותחו והושלמו ב26 ארגונים רק כדי להתקרב לצרכי המידע של המנהלים.
פיתוח של מערכת מידע שעונה על דרישות ההנהלה מחייבת עיצוב נכון של המערכת. אפיון נכון של הצרכים והדרישות מוביל לעיצוב נכון של המערכת ומכך גם פיתוח מערכת מידע מוצלחת. רוב מנתחי המערכות שואלים את המנהלים איזה מידע הם רוצים מהמערכת החדשה. זוהי אמנם שאלה מתבקשת והגיונית אך, מנהלים בדרך כלל אינם יודעים איזה מידע הם צריכים וסומכים על מערכת המידע שתיתן להם את הפתרון ורק לאחר שימוש במערכת שפותחה הם מגלים כי אינה עונה על צרכיהם. מנהלים צריכים להבין כי מידע שלא דרשו בשלבי העיצוב והאפיון של המערכת לא יופק מהמערכת כשתושלם. מנהלים בדרך כלל מבקשים לערוך שינויים במערכת. הבעיה היא שעלות וזמן ביצוע שינויים לאחר שמערכת הושלמה גבוהים פי 50-100 מאשר ביצוע השינויים בזמן עיצוב המערכת. זוהי הסיבה ששינוים רבים שיש צורך בהם אינם ממומשים בסופו של דבר. דוגמא הממחישה את הבדלי העלות בצורה טובה היא עלות הוספה של חדר אמבטיה לבית לאחר שבנייתו הושלמה לעומת עלות הוספתו בשלב שרטוט תוכניות הבנייה.

גישות להגדרת צרכי מידע להנהלה
1. החתמת משתמש (User Signoff) – בגישה זו, דורשים מנתחי המערכת ממנהלים לחתום על מסמך ובו הדרישות מהמערכת כפי שהוגדרו על ידי המנהלים. מסמך זה מחייב את המנהלים לקבל את...

לקריאת הסיכום המלא הורד/י את הסיכום באמצעות הטופס לעיל^