מערכת PRISM: הדרך ליעילות ארגונית בחברת פדקס (Federal Express Corporation – FedEx)
Palvia et al., 1992
חברת FEDEX עוסקת באיסוף ומשלוח מסמכים בעלי דחיפות גבוהה, חבילות ומטען אווירי ברחבי ארה"ב ומחוצה לה. החברה ביצעה מהפכה בעולם המשלוח המהיר.
בסוף שנות השמונים, טכנולוגיית המידע הפכה לשימוש אסטרטגי על מנת להשיג יתרון ארגוני. יתרון ארגוני יושג במידה והארגון יהיה גמיש ויתאים את עצמו לשינויים. מערכת Prism מעניקה לחברה יתרון ארגוני על ידי ניהול שינויים.
מערכת Prism פותחה בתחילת שנות השמונים ומטרתה הייתה לתמוך בפונקציות אישיות אך המערכת התפתחה למערכת ניהולית בעלת טכנולוגיות רבות אשר מהווה את עיקר האפקטיביות הארגונית של החברה.
מערכת זו היא מערכת לאפקטיביות הארגון (OES), מערכת אשר הספרות המקצועית לא עוסקת בה רבות. ההגדרה של מערכת לאפקטיביות ארגון היא מערכת אשר מטרתה להבטיח בריאות ושלמות הארגון שהופך להיות מורכב יותר וסוער יותר ולאפשר לארגון להיות גמיש ולתת מענה לשינויים.
מערכת Prism משפרת את אפקטיביות הארגון על ידי –
א. המנהלים ניתנים גישה ישירה אונליין למידע הקשור לעובדים הכפופים להם.
ב. כל עובד יכול לבחון מידע אישי רלוונטי בזמן אמת באמצעות המערכת.
ג. ניהול זמן טוב יותר.
ד. מאפשרת סביבה נטולת ניירת.
ה. העלאת מחויבות ומורל העובד על ידי פונקציות מסוימות.
המערכת השפיעה דרמטית על חברת FEDEX ושינתה תהליכי משאבי אנוש פנימיים ותהליכים עסקיים של החברה. בין התהליכים שהושפעו – מועמדות למשרה, עיבוד הטבות עובדים, עיבוד שינויי משכורת, הערכת עובדים וקלטי עובדים להנהלה. תהליכי משאבי אנוש חיצוניים הושפעו גם כן על ידי החלפת מידע עם ספקי הטבות, ספקי תוכניות פרישה ועוד.
המערכת היא אחת ממערכות משאבי האנוש המתקדמות ביותר שבשימוש נכון לעת כתיבת המאמר, והיא מציעה מעל 300 מסכים שונים למשתמשיה. יש לה ייחוד על פני מערכות משאבי אנוש אחרות- משתמשי הקצה מכניסים את רוב קלטי המערכת ולא פקידים מסוימים, רוב עובדים החברה משתמשים במערכת, המנהלים מקבלים החלטות בנושאים אישיים באמצעות המערכת וכלילת אלמנטים ממערכות מסוגים שונים כמו מערכות דיווח מתקדמות, מערכות מידע ביצועיות ומערכות אסטרטגיות.
סקירת המערכת
ליבת מערכת Prism מספקת לעובדי החברה ברחבי העולם גישה אונליין באמצעות רשת התקשורת של החברה. ליבה זו היא שמניעה את המערכת, שבנויה מ3 חלקים :
א. פונקציות הליבה.
ב. פונקציות כוח אדם פנימי ופונקציות ארגוניות.
ג. ממשקים חיצוניים.
היות ובלתי אפשרי לתאר את כלל פונקציונאליות מערכת Prism במאמר אחד, המאמר מתאר את הפונקציות החשובות של המערכת.
פונקציות הליבה
1. העסקת עובד חדש בחברה
• פניות למשרות מוכנסות למאגר החברה על ידי סורק או על ידי טרמינלים אונליין. מאגר הפניות מאפשר למשתמשי המערכת לעקוב אחר היסטוריית פניות שנעשו לכל הסניפים ברחבי העולם.
• מנהל המחפש עובדים יכול לבדוק האם אדם הפונה למשרה ניסה להתקבל לחברה בעבר, האם פנייתו סווגה כלא מתאימה ואם כן מדוע.
• על מנת להכניס פרטי עובד חדש במערכת, המערכת תבדוק האם למשרה יש תקציב מאושר.
• במידה והמשרה אושרה – המערכת תיצור מספר עובד ייחודי וקוד ארגון באמצעות מאגר של ניהול משרות. המערכת תיצור רשומה עבור העובד שתשמר במאגר העובדים על ידי העברת מידע רלוונטי מטופס פנייתו למשרה אשר נשמר במאגר הפניות.
מערכת Prism הפכה את תהליך העסקת עובד חדש לתהליך עם מינימום מאמץ של מנהל השוכר.
כמו כן, נחסך שימוש בניירת מלבד טופס פניית המועמד אשר מילא אותו בזמנו הפנוי.
2. ניהול מאגר הנתונים של העובדים
• כל עובד אחראי על נתוניו האישיים ורשאי לעדכן פרטים כמו כתובת, מספר טלפון ואפשרויות הטבה.
• בידי המנהלים יכולת לעדכן נתונים ניהוליים ונתונים אישיים מסוימים הקשורים לעובדים הכפופים להם בצורה ישירה או עקיפה.
• מנהלים מעדכנים העלאות במשכורת במערכת.
• המערכת מספקת אימות מיידי של התעסוקה עבור העובדים (במקרה של הלוואה למשל).
3. שינויי משרות
• כל עובד זכאי לגישה לידע על הזדמנויות העסקה בארגון.
• כל עובד זכאי לחפש לעצמו את הזדמנות ההעסקה הטובה ביותר עבורו.
• המערכת תומכת בתהליך שינוי משרות על ידי קיום טבלה ארגונית אונליין וקיום מספרי משרות. כאשר אדם משנה משרה ו/או מיקום, מספר המשרה שלו משתנה והטבלה הארגונית מתעדכנת.
4. ניהול הטבות עובדים
• המערכת מציגה לעובד את מגוון ההטבות הרחב שהחברה מציעה.
• המערכת מתעדת כל שינוי שנעשה בהטבות ומעדכנת את ספקי ההטבות בהתאם באמצעות ממשק הספקים.
• המערכת מעבירה את הנתונים לגבי הטבות העובדים למערכת השכר. ניהול הטבות בצורה זו חוסך שימוש בטפסים, שליחת ניירת בדואר או אחסון של מסמכים.
5. הדרכת עובדים
• ברשות העובדים 1200 מחשבים אישיים ו-25000 טרמינלים.
• ברשות החברה 4000 קורסים אינטראקטיביים באמצעות הוידיאו המיועדים להדרכות עובדים.
• רוב הקורסים עובדים לפי התקדמות אישית המזוהה לפי הקלטים המתקבלים מהעובד. נושאים שהעובד מדגים ידע בהם מועברים בצורה מהירה ויתר הזמן מוקדש לנושאים המוכרים פחות לעובד.
• היסטוריית ההדרכות של עובד נשמרת במערכת וזמינה.
6. בחינת העובדים
• עובדים נבחנים פעמיים בשנה.
• תהליך ההיבחנות מתבצע בצורה הבאה: עובד עובר הדרכה ולאחר מכן נרשם לבחינה באמצעות מערכת הבחינות. העובד ניגש למבחן ותוצאות המבחן מועברות בדו"ח למנהלו. לאחר שהמנהל מקבל את הדו"ח, הוא יושב עם העובד לדון בתוכנית שיפורים.
• המערכת מנהלת את תוכנית הבחינות של החברה.
• העובדים קובעים בחינות בהתאם לדרישות עבודתם.
• העובדים אחראיים על הכניסה למערכת והיבחנות בבחינות המתאימות.
• תוצאות הבחינה זמינות לרוב באותו יום במערכת.
• המערכת מייצרת הודעת דואר אלקטרוני שנשלחת למנהלים על עדכון עובדים על מבחנים שמועד סיומם קרב.
• המערכת חוסכת זמן לצוותי כוח האדם וההדרכה ומאפשרת להם להתמקד בנושאים אחרים. כמו כן, ישנו חיסכון בנייר.
7. הצעות והשמות לתפקידים
מערכת Prism משלבת פתרון השמה המקיים שקיפות, פתיחות ותחושה של "שותפות גורל" על העובדים. פתרון זה הוא חדשני וחוסך משאבים רבים מאוד ממחלקות משאבי אנוש.
העקרונות המובילים את התהליך:
• כל עובד רשאי לחפש לעצמו את התפקיד המתאים ביותר והמספק ביותר לעצמו ובכך להיות אחראי במידה רבה יותר...
לקריאת הסיכום המלא הורד/י את הסיכום באמצעות הטופס לעיל^
